【生産性倍増】成果を出すために気をつけるたった１つのこと
みなさん、こんには。ピクミンです。
今回は生産性を格段に向上させるために気をつけるべき、シンプルだけどメチャクチャ重要なマインドについてご紹介します。
１日の終わりにハッとする。あれ、今日何も出来てない。。。
みなさんは、仕事や勉強などの目的に向かって一生懸命頑張って忙しくしているはずなのに、１日を振り返った時、何の成果物も残ってなくて悲しい気持ちになったことはありませんか？
僕はしょっちゅうでした。サボってないし、色んなことを同時並行で進めているはずなのに、何故か仕事の生産性が上がらず、毎日、深夜まで残業する日々。
睡眠不足やストレスからネガティブなオーラを身にまとい、仕事仲間にもきつく当たってしまう。すると、チームワークがバラバラになって、パフォーマンスが悪くなるという、なんとも悲惨な負のスパイラル。
そんな時、僕はある本と出会って、そこで語られていた、たった１つのことを心がけるだけで、生産性が劇的に向上し、残業がほぼなくなって、対人関係もむしろ以前よりも良くなった経験をしました。
その１つのこととは、ズバリ、Single Task(一点集中術)です。
この本は本当にオススメです。この本の通りに実践したことで、僕の仕事のスタイルは180度変わりました。その成功体験を是非、みなさんとも共有したいと思います。
シングルタスクで変わったこと。
- 集中力が増した（フローに入る感覚が身についた）。
- 生産性（時間×質）が上がった。
- 小さくても確実に成果を出し、充実感を得られるようになった。
- モチベーションを長時間持続できるようになった。
- 本当に必要なことと、不要なことを瞬時に見極められるようになった。
- 不要な仕事や相談を持ちかけてくる同僚にノーと言えるようになった。
- 周りから信頼されるようになった。
フローに入る、っていう感覚は言葉で表現するのは難しいのですが、スポーツでいう、「ゾーンに入る」と似ているかも知れませんね。
１つのことに必要な５W１H（What, When, Where, Why, Who, How）が明確に、しかも高速に思い浮かんで体が勝手にそれに反応してくれるんです。
その行動には無駄がないので、着実にプロセスを完了していくのは、とても気持ちが良く、モチベーションも長時間に渡って維持することができます。
フロー体験について、更に詳細を知りたい方は是非こちらの本をよんみてください。時間を忘れて何かに没頭することで感じる幸福感や、そのために大切な考え方がとてもよく纏まっています。
有能な人間にはシングルタスカーが多い
世の中には２種類のタイプがいます。複数のことを同時にやるマルチタスカーと１つの事だけに集中するシングルタスカーです。
では、マルチタスカーとシングルタスカーとではどちらの方が生産性が高いと言えるのでしょうか？
その答えは、シングルタスカーだったんです。
ハーバード大学の研究によると仕事のアウトプットの質が低い社員達は、１日に５００回以上も異なるタスクに注意の先を変えるが、最も能力の高いグループの社員たちは注意を向ける回数がとても少ない、という結果になりました。
つまり、タスクからタスクへ注意を切り替える回数と生産性の低さには相関関係にあったのです！
マルチタスクはただの幻想
複数のことを同時に行おうとするマルチタスクカーの方が生産性が良さそうなのに、なぜそうはならないのでしょうか？
その答えはとてもシンプル。そもそも「マルチ」にタスクなんてやってないんです。
一般的にマルチタスクと言われている行為は、タスクからタスクへ素早く切り替えているだけのただのタスクスイッチングです。
切り替える瞬間はゼロコンマ何秒の世界ですから、本人はそれに気づかず複数のことを同時にこなせていると勘違いしてしまうんですね。
今すぐマルチタスクをやめるべき
スタンフォード大学の神経科学者の研究によると、脳は一度に２つ以上のことに集中できず、しかも注意をあちこちに向けていると、情報を記号化しにくくなり、記憶力や集中力が低下する結果となりました。
複雑な思考を必要とすることを同時に行おうとすると、脳の中で、前頭前野の取り合いが生じ、過激なストレスにさらされることになります。
すると、コルチゾールというストレスホルモンが脳内に分泌されて、これが簡単な情報に対する処理能力を低下させるのです。
みなさんには、何かの個数を数えている最中に誰かに話しかけられて、返事をしようか迷った瞬間に、いくつまで数えたかを忘れてしまったり、数えられなくなってしまった経験はありませんか？
マルチタスクでは、それと同じことが本人の気付かないレベルで起こっていたんです。
組み合わせによっては有効な場合もあり
でも、例外があります。つまり、同時に行ってもそこまで集中力を落とさずにできる組み合わせがあるということです。
それは、簡単で機械的に行えるものや、注意を向ける必要がないものです。
つまり、やろうとしている２つの作業が無関係で、かつ、そのうちの１つが何も考えずにできる場合にのみ、それらは同時にやってもOKです。
例えば、
- 音楽を聴く
- 書類やデータをファイルにまとめる
- 洗い物をする
- 部屋の片付けをする
- ごく簡単な手作業や修繕をする。
などですね。要は、脳の中で互いに干渉を起こさないこと、というのがポイントです。でも、これには個人差があります。
僕の場合、音楽を聴きながら仕事をする場合には、歌詞の無いものを選ぶようにしています。歌詞が耳から入ってくると、知らないうちにその歌詞の意味や情景を思い浮かべてしまって、明らかに作業効率が落ちるからです。
シングルタスクの実践方法
では、シングルタスカーになるということは、一体どういうことでしょうか。それは、いまここにいることに集中して、たった１つのことだけに没頭集中するということです。
ここでは、書籍に書かれていた具体的な方法のうち僕が実践してみて特に効果が大きかったものをいくつか紹介します。基本的には、社会人の仕事の効率を上げる目線で書いていますが、社会人以外の方でも勿論実践が可能です。
パーキングロットでメモを取る
１つの事に集中している最中に、全く別のことが急に思い浮かんでしまったとします。
その時に一番やってはいけないのが、思いついた別のことが気になって、中途半端にそれに取り掛かってしまうこと。タスクスイッチングの極みです。
そんな時に有効なのが、思いついたことを直ぐにメモに取る手法です。
一旦、留めておくという意味で、パーキングロット（駐車場）と呼ばれています。
メモは紙でもデジタルでも構いませんが、紙だと無くすリスクがあるので注意です。
一旦、メモを取ったら、その瞬間はきっぱりと忘れ、一度決めたタスクに対して責任を持って、最後まで貫きましょう。
僕の場合、目の前にあることを邪魔する存在を脳の中から文字という形でアウトプットすることで、精神的に落ちつき、安心して１つのことに集中できるようになりました。
これをやるだけでも、生産性は格段に上がります。
因みに、後でそのパーキングロットのリストを見返してみると、優先順位的に後回しにできることだったり、そもそも不要な事だったりということに気付き、無駄な仕事をせずに済むようになりました。
ダラダラ会議にも使える。
実はこの方法は、会議にも使えます。
私達の貴重な時間を奪う最大の敵は、無意味に長いダラダラ会議と言っても過言では無いでしょう。
会議の目的とは直接関係の無い問題提起をドヤ顏でしてくる人っていますよね。
僕は、この人達のことを時間泥棒と呼んでいます。
この無関係で、すぐに答えが出る見込みも無い問題に対して、みんなで頭を悩ませ、沈黙が続き、誰かが話題を変えてくれるまでじっと耐える。その会議は１円の価値も生み出しませんよね。
そんな時パーキングロットの登場です。
あなたはホワイトボードを取り出してきて、その関係の無い問題提起を書き出し（みんなに見えるようにすることが重要です）一言、言うだけです。
「この件はしっかりと議事録に残しますので、次の会議までに各自で対策案を考えましょう。」
こうすることで、見えない迷路に迷い込むことを回避できます。
メール返信する回数と時間帯を決める
会議の次に私達の集中をそらす敵はメールの返信です。
メールを着信する度に、返信していては１日の目標を達成できるはずがありません。
そこで、メールの返信の回数と時間帯を決めることが有効です。例えば、回数は、朝出社した時、ランチの後、夕刻の帰宅する１時間前の３回。時間は、１回につき２０分といった具体です。
時間と回数を限定することで、自分の本当にやりたいことに時間を割ける時間が圧倒的に増えるため、集中力も生産性も向上します。
それ以外にも、メールの返信時間を制限することで、こんなメリットがあります。
- 短く、要点がまとまった返信ができるようになる。
- 返信するメールを厳選する（ややこしいものはサクッと電話で回答。優先順位が低いメールは後回し）
定期的に休憩をとる
ハーバードビジネスビューが能率のいい社員の働き方について調査した結果、１日の間に５分から１０分程度の休憩を複数回、設けていることがわかりました。
タイムシフトと言って、生産性の高い時間とリラックスする時間を交互に使い分ける方法です。
繰り返しになりますが、有能な人はシングルタスクを徹底しています。
それはランチの時も一緒で、ランチタイムには一切仕事の事を考えていないそうです。
忙しい時は、つい何かを食べならがPCに向き合って仕事をしていまいがちですが、逆に効率が落ちるのでランチの時はランチを楽しむ事だけに集中しましょう。
Not To Do listを作る
To Do Listを作る事よりもNot To Do List、つまりやらない事リストを作る事の方が遥かに難しいですよね。
何かを足していく作業よりも、何かを捨てていく作業の方が正確に物事を見極めなければいけませんし、それを見誤った時の事を想像すると、勇気と覚悟が必要です。
でも、これを練習し続けていくと、今日、この瞬間、この場所で成し遂げなければいけないたった１つの事が見えてくるようになります。その見極めができるようになれば、後は脇目もふらずに、そのたった１つの事をやり切るだけです。
みなさんも、やらない事リストを作って最後まで勝ち残ったたった１つの事を見つけられるようにしましょう。
会議室や空いている個室にこもる
集中したいのに、やたらと周りから別の仕事の相談をされたり話しかけれたりする時ってありますよね。しかも、自分が忙しい時に限ってそれが重なったりします。
そんな時は思い切って、誰もいない個室にこもってしまいましょう。
その場合にはスケジュールシステムに予定を登録したり、デスクに付箋を貼るなりして自分が何時に戻ってくるかを周りにわかるようにしておけばOKです。
本日中に終わらせなければならない急務があるため別室で作業しています、と正直に言ってもいいですし、単にMTG入りますでもいいのでその辺は環境によって使い分けて頂ければと思います。
まとめ
今回は５つを紹介しましたが、これは有効なテクニックのうちのほんの1部です。
他にも、雑談してくる人を相手に不快な思いをさせることなく断ち切る方法や、相手の相談には５分間だけ本気になってみる、など様々なシングルタスクのコツがあります。
興味がある方は是非、Single Task(一点集中術)を読んで、実践してみてください。
それでは今回はこの辺で。長文失礼しました。
